Neu hier? Starte am besten mit dem Schnellstart – er führt dich in wenigen Minuten durch die wichtigsten Bereiche.
Erste Schritte
Schnellstart-Anleitung
In fünf Schritten bist du voll einsatzbereit im Backend.
1
Login & Passwort setzenMelde dich mit deinen Zugangsdaten an. Beim ersten Login wirst du aufgefordert, ein persönliches Passwort zu vergeben.
2
Profil vervollständigenGehe zu Team und vervollständige deinen Eintrag: Profilbild, Vorname/Nachname, Rolle, Telefon und E-Mail. Diese Daten erscheinen auf der öffentlichen Website und in Exposés.
3
Erstes Objekt anlegenKlicke auf Objekte → Neu anlegen und fülle die Pflichtfelder aus. Du kannst das Objekt jederzeit als Entwurf speichern.
4
Bilder hochladenLade mindestens 5 Bilder hoch (JPG oder PNG, max. 10 MB pro Bild). Das erste Bild wird automatisch als Titelbild verwendet.
5
Objekt veröffentlichenWechsle den Status auf Aktiv – das Objekt ist sofort auf der Website sichtbar.
Alle Änderungen werden automatisch gespeichert. Du musst nur beim finalen Veröffentlichen auf „Speichern" klicken.
Erste Schritte
Navigation im Backend
Ein Überblick über die wichtigsten Bereiche und wie du dich zurechtfindest.
Hauptbereiche
Das Backend ist in folgende Hauptbereiche gegliedert:
Dashboard — Startseite mit KPIs, Status-Widgets und Schnellzugriffen.
Immobilien — Alle Objekte (manuell oder via JustImmo synchronisiert).
Bauprojekte — Eigene Bauvorhaben mit visuellem Editor.
Leads — Anfragen mit Status-Workflow (Neu → Kontaktiert → Besichtigung → Erledigt).
Einstellungen — Firmendaten, Branding, SEO, JustImmo, E-Mail Versand.
Frontend ansehen — Sprung zur öffentlichen Website (ganz unten links).
Tastenkürzel
S — Suche öffnen
N — Neues Objekt anlegen
Esc — Dialog schließen / Suche leeren
Falls du eine Seite nicht findest: Nutze die Suche oben links im Menü – sie durchsucht alle Bereiche.
Objekte
Objekt anlegen
So erstellst du ein neues Immobilieninserat von Grund auf.
Pflichtfelder
Folgende Felder müssen ausgefüllt sein, bevor ein Objekt veröffentlicht werden kann:
Objekttyp (Wohnung, Haus, Gewerbe, …)
Angebotsart (Kauf oder Miete)
Adresse / PLZ / Ort
Preis bzw. Miete
Wohnfläche in m²
Mindestens 1 Bild
Entwurf vs. Veröffentlicht
Jedes neue Objekt startet als Entwurf. Es ist nicht öffentlich sichtbar und kann jederzeit bearbeitet werden. Sobald du auf Status → Aktiv stellst, erscheint es auf der Website.
Tipp: Nutze den Entwurfs-Modus, um Objekte vorzubereiten, bevor der Fotograf war.
Daten aus JustImmo übernehmen
Wenn dein Account mit JustImmo verbunden ist, läuft der Datenabgleich automatisch alle 6 Stunden. Den letzten Sync-Zeitpunkt siehst du im Dashboard, den vollständigen Verlauf unter Einstellungen → JustImmo. Dort kannst du auch jederzeit Jetzt synchronisieren klicken.
Objekte
Bilder & Exposé
Professionelle Bilder erhöhen die Anfragerate deutlich. So lädst du sie optimal hoch.
Bilder hochladen
Format: JPG oder PNG
Maximale Dateigröße: 10 MB pro Bild
Empfohlene Mindestauflösung: 1920 × 1080 px
Empfehlung: mindestens 8 Bilder pro Objekt
Ziehe die Bilder per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder klicke auf „Bilder auswählen". Die Reihenfolge kannst du per Drag & Drop anpassen. Das erste Bild wird als Titelbild verwendet.
Exposé generieren
Klicke auf Objekt → Exposé erstellen. Das System generiert automatisch ein PDF mit allen Objektdaten und Bildern.
Exposés werden mit dem Logo und den Firmendaten versehen, die unter Einstellungen → Firmendaten hinterlegt sind. Das Layout der öffentlichen Seite wird über Einstellungen → Branding gesteuert (Hero-Layout, Primär- und Akzentfarbe).
Objekte
Status & Sichtbarkeit
Steuere, wann und wie dein Objekt öffentlich sichtbar ist.
Statusübersicht
Entwurf — Nicht sichtbar. Für die Vorbereitung.
Aktiv — Öffentlich auf der Website sichtbar.
Reserviert — Noch sichtbar, aber als reserviert markiert.
Verkauft / Vermietet — Wird aus der öffentlichen Liste entfernt.
Archiviert — Nicht sichtbar, aber im System gespeichert.
Status ändern
Öffne das Objekt und wähle oben rechts den gewünschten Status aus dem Dropdown-Menü. Die Änderung ist sofort aktiv — es gibt keine Verzögerung.
Achtung: Wenn du ein Objekt auf „Archiviert" setzt, verschwindet es aus allen Suchergebnissen. Das lässt sich jederzeit rückgängig machen.
Kontakte & Kunden
Kontakte verwalten
Alle Interessenten und Kunden an einem Ort – übersichtlich und einfach zu bedienen.
Kontakt anlegen
Gehe zu Kontakte → Neu anlegen. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Telefonnummer und Adresse sind optional, werden aber für Exposé-Versand empfohlen.
Aktivitäten & Notizen
Jeder Kontakt hat eine Aktivitätenhistorie. Du kannst Notizen, Anrufe, E-Mails und Termine manuell eintragen. Automatische Ereignisse (z.B. gesendete Exposés) werden ebenfalls dort aufgezeichnet.
Duplikate zusammenführen
Das System erkennt mögliche Duplikate anhand von E-Mail und Telefonnummer. Öffne den ersten Kontakt, klicke auf Aktionen → Mit Kontakt zusammenführen, suche den zweiten Eintrag und bestätige. Alle Aktivitäten werden übertragen.
Kontaktliste exportieren
Gehe zu Kontakte, wähle alle gewünschten Kontakte aus und klicke auf Aktionen → Als CSV exportieren. Die Datei enthält Name, E-Mail, Telefon und Suchprofildaten.
Kontakte & Kunden
Suchprofile
Hinterlege die Wünsche deiner Kunden und werde automatisch benachrichtigt, wenn ein passendes Objekt verfügbar ist.
Suchprofil erstellen
Öffne einen Kontakt und klicke auf Suchprofil hinzufügen. Trage die Suchkriterien ein: Objekttyp, Region, Preisrahmen, Zimmerzahl und weitere Merkmale.
Automatische Matches
Sobald ein neues Objekt veröffentlicht wird, prüft das System alle aktiven Suchprofile. Bei einem Treffer wirst du per Dashboard-Benachrichtigung informiert und kannst das Exposé mit einem Klick versenden.
Wird ein neuer Suchagent angelegt, erhält der Interessent automatisch eine Bestätigungs-E-Mail (Template „Suchagent angelegt", siehe Einstellungen → E-Mail Versand).
Hilfe
Häufige Fragen
Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Backend.
Allgemein
Wie aktiviere ich meinen Account?
Du erhältst eine Einladungs-E-Mail von BK Perfection. Klicke auf den Aktivierungslink und vergib ein Passwort. Wird ein Login-Account für ein neues Teammitglied gebraucht, wird die Einladung beim Anlegen im Bereich Team automatisch verschickt.
Wer richtet die technischen Einstellungen ein?
Firmendaten, Branding, JustImmo-Anbindung und E-Mail-Versand werden im Onboarding von BK Perfection für dich eingerichtet. Du musst dich darum nicht selbst kümmern.
Wann sind meine Änderungen auf der Website sichtbar?
Alle gespeicherten Änderungen sind sofort live. Es gibt keine separate Vorschau – was du im Frontend siehst, ist die echte öffentliche Website. Prüfe daher vor dem Speichern, ob alles korrekt ist.
Objekte
Warum ist mein Objekt nicht auf der Website sichtbar?
Überprüfe den Status des Objekts. Nur Objekte mit dem Status „Aktiv" sind öffentlich sichtbar. Außerdem müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt und mindestens ein Bild hochgeladen sein.
Kann ich ein veröffentlichtes Objekt wieder bearbeiten?
Ja, du kannst Objekte jederzeit bearbeiten – auch wenn sie aktiv sind. Änderungen werden sofort auf der Website übernommen. Es gibt keinen separaten Freigabeschritt.
Kontakte
Wie führe ich doppelte Kontakte zusammen?
Öffne einen der Kontakte, klicke auf Aktionen → Mit Kontakt zusammenführen, suche den zweiten Eintrag, wähle welche Daten übernommen werden sollen und bestätige. Alle Aktivitäten werden auf den verbleibenden Kontakt übertragen.
Wie exportiere ich meine Kontaktliste?
Gehe zu Kontakte, wähle alle gewünschten Kontakte mit der Checkbox aus (oder alle mit dem Auswahlfeld oben) und klicke auf Aktionen → Als CSV exportieren. Die Datei enthält Name, E-Mail, Telefon und Suchprofildaten.
Technisches
Die Seite lädt sehr langsam – was kann ich tun?
Versuche folgendes: (1) Browser-Cache leeren mit Strg + Shift + R. (2) Einen anderen Browser testen (Chrome oder Firefox empfohlen). (3) Browserversion aktualisieren. Hält das Problem an, wende dich an den Support mit einem Screenshot sowie Browser- und Betriebssystem-Angabe.
Wo finde ich den Support?
Wende dich an BK Perfection – als Betreiber kümmert sich BK Perfection um die technische Einrichtung und unterstützt dich bei allen weiterführenden Fragen. Bitte beschreibe das Problem so genau wie möglich und füge wenn möglich einen Screenshot bei.
Start
Dashboard
Deine Startseite mit Live-Kennzahlen, Systemstatus und Schnellzugriffen.
KPI-Kacheln
Oben siehst du auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen deines Maklerbüros:
Leads (7 Tage) — Anfragen der letzten Woche
Neu / Unbearbeitet — Leads im Status „Neu", die noch geprüft werden müssen
Immobilien aktiv — Anzahl der aktuell veröffentlichten Objekte
Suchprofile — Anzahl hinterlegter Suchaufträge
Status-Widgets
JustImmo Sync-Zeitpunkt — Zeigt, wann zuletzt synchronisiert wurde
Mailer-SMTP-Status — Verbindung zum E-Mail-Dienst (Resend) im Blick
Schnellzugriffe
Aktualisieren — Dashboard-Daten neu laden
+ Neue Immobilie — Direkter Sprung zum Anlegen eines Objekts
Inbox — Zeigt die zuletzt eingegangenen Leads
Das Dashboard ist der ideale Ausgangspunkt zu Beginn deines Arbeitstages – ein Blick reicht, um zu sehen, was zu tun ist.
Erste Schritte
Ersteinrichtung – Checkliste
Diese Schritte solltest du beim ersten Login durchgehen, um sofort produktiv zu arbeiten.
Pflicht-Schritte
1
Einladungs-E-Mail annehmen & Account aktivierenKlicke auf den Aktivierungslink in deiner Einladungs-E-Mail und vergib ein Passwort.
2
Erstmals einloggen & Dashboard prüfenVerschaffe dir einen ersten Überblick über die Kennzahlen und Status-Widgets.
3
Profil im Team vervollständigenTrage Profilbild, Rolle, Bio und Kontaktdaten ein – diese erscheinen im Frontend.
4
Leads-Bereich kennenlernenMache dich mit dem Status-Workflow (Neu → Kontaktiert → Besichtigung → Erledigt) vertraut.
5
Immobilien-Übersicht prüfenSchau dir bestehende Objekte an und prüfe, ob alles vollständig ist.
Optional
Social Media Links im Profil ergänzen
Erste Suchprofile anlegen, um Interessenten automatisch zu matchen
Technische Einstellungen (Firmendaten, Branding, JustImmo, E-Mail-Versand) werden von BK Perfection für dich eingerichtet – darum musst du dich nicht kümmern.
Objekte
Bauprojekte
Lege neue Bauprojekte an und gestalte sie mit dem visuellen Editor.
Neues Projekt anlegen
Beim Anlegen sind folgende Felder erforderlich bzw. optional:
Projektname — Pflicht
PLZ — Pflicht
Ort — Pflicht
Straße — optional
Tagline — optional
Visueller Editor
Im Editor stehen dir folgende Sektionen zur Verfügung – jede lässt sich individuell gestalten:
Hero / Header — Titelbild oder Loop-Video, Badge, Tagline, Buttons
Kurzinfo — Auf einen Blick wichtigste Eckdaten
Beschreibung — Fließtext zum Projekt
Highlights — Stichpunkte / Key Features
Galerie — Bildergalerie
Lage — Standort & Umgebungsinfos
Einheiten (Tops) — Übersicht der einzelnen Wohnungen / Einheiten
Downloads — Prospekte, Grundrisse, Datenblätter
Kontaktformular — per Toggle ein- oder ausschalten
Tipp – Bilder & Videos: Bildgröße mindestens 1920 × 1080 px, maximal 15 MB. Loop-Videos sollten 10–20 Sekunden lang sein, im Format MP4 oder WEBM und ohne Ton.
Leads & Kontakte
Leads
Verwalte eingehende Anfragen und bewege sie durch deinen Vertriebs-Workflow.
Status-Workflow
Jeder Lead durchläuft vier Status:
Neu — Anfrage ist eingegangen, noch nicht bearbeitet
Kontaktiert — Erstkontakt erfolgt
Besichtigung — Termin vereinbart oder durchgeführt
Erledigt — Abgeschlossen (Abschluss, Absage o.ä.)
Wichtig: Der Status wechselt NICHT automatisch. Du musst ihn manuell über das Pfeil-Dropdown in der jeweiligen Lead-Zeile setzen.
Lead-Details
Klicke auf einen Lead, um die Detailansicht aufzuklappen. Du siehst:
Die Nachricht des Interessenten
Das Objekt, zu dem die Anfrage gestellt wurde
Die Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon)
Filtern, Sortieren & Suchen
Filtern nach Status-Tabs (Neu / Kontaktiert / Besichtigung / Erledigt)
Standard-Sortierung: Neueste zuerst
Suche nach Name, E-Mail oder Objekt
Mehrfachauswahl über den Button Auswählen – z.B. für Massen-Statuswechsel
Täglich prüfen! Neue Anfragen bleiben auf Status „Neu", bis du sie manuell weiterbewegst. Wer nicht regelmäßig schaut, übersieht Leads.
Team & Einstellungen
Team verwalten
Lege Teammitglieder an, vergibt Logins und gestalte die Frontend-Darstellung.
Neues Teammitglied anlegen
Profilbild
Format: JPG, PNG oder WebP
Maximale Größe: 5 MB
Pflicht empfohlen (erscheint im Frontend)
Pflichtfelder
Vorname
Nachname
Rolle + Position
Optionale Felder
Bio
E-Mail und Telefon (für Frontend-Anzeige)
Login-Account erstellen
Aktiviere die Checkbox Login-Account erstellen, sobald du E-Mail und Telefon eingetragen hast. Das System verschickt automatisch einen Einladungslink an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Position im Frontend
Die Reihenfolge der Teammitglieder auf der öffentlichen Website kannst du per Drag & Drop über das 6-Punkte-Icon neben jedem Eintrag anpassen.
Social Media Links
Optional kannst du folgende Profile verlinken:
LinkedIn
Instagram
Facebook
X / Twitter
TikTok
YouTube
Objekte
Import
Importiere Immobilien per OpenImmo-XML-Datei.
OpenImmo-XML importieren
Ziehe eine OpenImmo-XML-Datei (Format 1.2.7c) per Drag & Drop in den Import-Bereich. Die enthaltenen Objekte werden automatisch ins System übernommen.
Bei aktivem JustImmo-Sync ist ein manueller Import in der Regel nicht notwendig – die Synchronisation erfolgt automatisch alle 6 Stunden.
Team & Einstellungen
Einstellungen
Die Einstellungen sind in fünf Tabs gegliedert. Technische Tabs werden in der Regel von BK Perfection eingerichtet.
Tab 1 – Firmendaten
Firmenname — Pflicht
Slogan — optional
Logo Hell (PNG, JPG, SVG, max. 2 MB) — Pflicht
Logo Dunkel — optional
Primärfarbe (#Hex) — Pflicht
Akzentfarbe (#Hex) — Pflicht
Telefon und E-Mail — Pflicht
WhatsApp — optional
Adresse — Pflicht
Tab 2 – Branding
Wähle das Hero-Layout für deine Website:
Centered Statement — Vollbild, zentrierter Text
Split Hero — Text links, Bild rechts
Minimal Editorial — Weißraum, schnell zu den Objekten
Kein Hero — direkter Sprung zu Immobilien
Tab 3 – SEO
Seitentitel — erscheint im Browser-Tab und in Suchmaschinen
Versand läuft über die Resend API. Hier konfigurierst du den Absender.
Automatische Templates
Allgemeine Kontaktanfrage – Bestätigung
Anfrage zu Bauprojekt – Bestätigung
Anfrage zu Immobilie – Bestätigung
Suchagent angelegt – Bestätigung
Die Tabs Firmendaten, JustImmo und E-Mail Versand werden in der Regel beim Onboarding durch BK Perfection eingerichtet.
Vorschau
Frontend ansehen
So gelangst du von der Backend-Oberfläche zur öffentlichen Website.
Wo finde ich „Frontend ansehen"?
Der Link Frontend ansehen befindet sich ganz unten links in der Navigation.
Es gibt keine separate Vorschau
Was dir hier angezeigt wird, ist die echte öffentliche Website – keine isolierte Vorschau oder Staging-Version.
Achtung: Alle gespeicherten Änderungen sind sofort live. Daher vor dem Speichern immer prüfen, ob alles korrekt ist – Tippfehler, falsche Bilder oder unvollständige Inhalte erscheinen unmittelbar auf der öffentlichen Seite.